この会社は、米国中西部にある大手の食品会社から、プロジェクト管理ソフトウェアに関する基本事項をテーマとして、マーケティング部門 200 名のメンバーを対象とする 3 日間の研修プログラムを作成してほしいと依頼されました。

DRI Consulting の最高経営責任者である John Fennig 博士は、「このクライアント会社は、この研修コースに対して目標をいくつか設定した。このクライアントのマーケティング部門は急速に成長したために、業務上必要な自社の標準的な手続きを知らないスタッフが増えていた」と語っています。

このクライアントのマーケティング部門では、パッケージ食品に関する新しい販売プログラムの開発および実施を行うための主要なメカニズムとして、3 ステップから成るモデルを採用しています。

それまで、このモデルは、新しい従業員に対しては口頭で説明されていました。しかし、それでは時間がかかり、一貫性にも欠けます。そこで、このクライアント会社では、その 3 ステップのモデルの利用方法とプロジェクト管理ソフトウェアによるそのモデルの実施方法を第三者から従業員に教えることで、自社の手間を軽減しようとしたのです。

Fennig 博士に与えられた課題は、プロジェクト管理ソフトウェアの基本事項およびクライアント会社の 3 ステップから成るマーケティング モデルの利用方法を教えるためのカリキュラムを作ることでした。

Fennig 博士は、Microsoft Project を使って 3 つの側面から成る研修プログラムを作成しました。つまり、博士は Microsoft Project を使って、クライアント会社の 3 ステップから成るモデルの利用方法、プロジェクト管理の基本事項、およびプロジェクト管理ソフトウェアの使用方法を教えるためのプログラムを作成したのです。

効果的なプランニング ツール
Microsoft Project は、このマーケティング グループの研修プログラムの作成において、理想的なプランニング設計ツールであることが実証されました。Microsoft Project のモジュラー方式のファイル構造によって、クライアント会社のマーケティング モデルを構成する 3 つの各ステップに容易に適合させることができました。

このマーケティング モデルはクライアント会社のブランド マネージャが新製品を投入する際に使うもので、3 つのステップから構成されており、各ステップは小売り計画に関して徐々に詳細なレベルに分かれています。Microsoft Project は充実した機能を備えているため、3 つのどのステップにおいてもレベルごとに詳細情報をうまく記述することができました。

Microsoft Project では、このマーケティング モデルのどのステップも、一連のタスクとマイルストーンを独自に備えるサブプロジェクトとして表現することができました。第 1 ステップは、「利益」であり、当該コンセプトを次のステップに進めるのに十分な利益とリソースが揃っているかどうかを見極めるためのステップです。

第 2 ステップは「マーケティング」であり、当該製品のマーケティング計画を実行に移すのに必要な一連のタスクを規定するためのステップです。第 3 ステップは「製品の全国展開」であり、製品のマーケティング計画を最も詳細に記述したものです。Microsoft Project により、このモデルに必要な一連のタスクと各ステップで必要となる一連のリソースを効果的に提示できました。

Fennig 博士によると、Microsoft Project の柔軟な出力オプションを使って、このマーケティング モデルの詳細情報をどのレベルでもうまく示すことができた、とのことです。そして、このモデルを一連のビューによって完璧に説明し、すべての受講生のニーズを満たすことができたのです。

Microsoft Project という優れたソフトウェアを使って研修プログラムを改善することにより、このクライアント会社では新製品を投入する際の基本的なプランニング方法を従業員にしっかりと理解させることができました。

柔軟なプレゼンテーション形式
Microsoft Project は、レポートも含め、さまざまな方法での出力が可能であり、効果的なプレゼンテーション ツールにもなります。ユーザーは、詳細情報を任意のレベルで表示し、重要な概念を強調することができます。Fennig 博士は、3 ステップから成るマーケティング モデルをプロジェクト管理に関する専門用語で定義する際に、この機能が特に便利であることを見い出しました。

Fennig 博士は、研修コースのテーマを、従来のレポート形式ではなく、ガント チャートおよび PERT チャートの形式で出力しました。3 日間に渡る研修コースのすべての研修項目を、Microsoft Project のスケジュールのタスクまたはマイルストーンとして示したのです。

つまり、研修コースのテーマを Microsoft Project のレポートとして出力することで、プロジェクト管理に関する一連の概念を、その研修コースで理解すべきトピックとして示したわけです。その結果、受講生たちはそのテーマを理解するために、プロジェクト管理に関する基本事項を前向きに習得できたのです。

プロジェクト管理ソフトウェアにおけるテクニックの伝授
DRI Consulting では、プロジェクト管理ソフトウェアを受講生たちに実際の環境で使用させることで、研修プログラムに付加価値を付けています。これにより、プロジェクト管理に関する一連の概念を受講生たちが積極的に習得するようになります。

Microsoft Project は習得が容易であり、多くの企業で使われているため、プロジェクト管理ソフトウェアについて説明する際に最適です。つまり、受講生たちは、Microsoft Project という普及されている 1 つのプログラムを習得するだけで、実際の業務に役立てることができるのです。

Microsoft Project は、非常に短期間で習得することができます。習得が容易なため、プロジェクト管理に関する一連の概念を理解するうえで受講生の妨げとなることがありません。

Fennig 博士によれば、プロジェクト管理ソフトウェアの使用方法を理解できた受講生は、技術レベルが向上するだけでなく、リーダーシップも培われるとのことです。また、プロジェクト管理能力に優れている受講生は、組織内で有能なマネージャになる確率が高い、とも語っています。

Fennig 博士は、DRI Consulting において、今後も Microsoft Project をさまざまな分野で活用する予定とのことです。博士は、コンサルタントは Microsoft Project を優れた「ツールボックス」として利用することにより、高い専門性と豊かな経験を反映させた成果を出せる、と言っています。